Het secretariaat van het Cultureel Centrum moet tijdig in kennis gesteld worden van het niet-gebruik van de feestzaal of van een toegewezen lokaal en dit met een minimum van 4 weken voor de feestzaal en 2 dagen voor de vergaderlokalen.
De gebruiker neemt duidelijk kennis van de in het contract opgenomen clausule vermeldende dat de huurprijs van de zaal (contante betaling of overschrijving) en een waarborgsom van € 125 dienen betaald te zijn voor de aanvang van de activiteit. De waarborgsom bij fuiven bedraagt € 250.

De waarborgsom wordt na betaling van de drankrekening teruggegeven; bij meerdere activiteiten per jaar kan deze verplaatst worden naar de volgende activiteit.
Bij het niet tijdig afzeggen van een activiteit wordt er een som van € 40 gefactureerd. Niet-betaling van deze som bij laattijdige afzegging houdt onherroepelijke schrapping van het gebruik van de accomodatie in voor de toekomst.

Artikel 3

Elke huurder verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake Sabam en inzake politiereglementen.
Wat de Billijke Vergoeding betreft, betaalt de vzw Cultureel Centrum een ‘jaartarief polyvalente zalen’. Dit tarief dekt alle activiteiten, welke doorgaan in het C.C. De kosten worden verhaald aan € 60 per activiteit aan particulieren, aan niet-aangesloten verenigingen en aan de inrichters van bals en fuiven.
Een vrijstelling wordt verleend aan aangesloten leden van erkende gemeentelijke adviesraden.

Artikel 4

Om de voorbereidingen van de activiteiten vlot te laten verlopen is het invullen en terugsturen van het inlichtingenformulier samen met het ondertekenen van het huurcontract vereist.

HOOFDSTUK II. - Voorschriften voor het gebruik

1. Algemene voorschriften

Artikel 5

Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz... te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden.

Artikel 6

Behoudens een overeenkomst met de Raad van Bestuur, moeten onmiddellijk na de voorstelling of na de laatste van een reeks ononderbroken voorstellingen alle kostuums, schermen, geluids- en lichtapparatuur en andere voorwerpen die niet tot het patrimonium van het Cultureel Centrum behoren, verwijderd worden.

Artikel 7

De huurder is steeds verantwoordelijk voor de schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal zowel door hemzelf en zijn aangestelden als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit.

Artikel 8

Het Cultureel Centrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder.
Het Cultureel Centrum is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.
De burgerlijke aansprakelijkheid van lokale verenigingen t.o.v. derden wordt gedekt door een afzonderlijke verzekeringspolis van de v.z.w., waarvan de kosten verhaald worden op de gebruikers en waarbij een vrijstelling verleend wordt voor aangesloten leden van erkende gemeentelijke adviesraden.

Artikel 9

De verantwoordelijke verbindt zich ertoe:

• De lokalen in een behoorlijke staat achter te laten en elke beschadiging onmiddellijk te melden.
• Sigaretten in de asbakken volledig te doven, de asbakken leeg te maken in de ter plaatse staande vuilbakken en ze zuiver te maken.
• De lichten te doven: de lichtschakelaar van het zaallicht bevindt zich achteraan in de zaal links van de hoofdingang (achter de tribune), deze
  van de hal en de toiletten bevindt zich in de ruimte achter de balie en deze van de feestverlichting bevindt zich achteraan links op het podium.
  De noodverlichting in de inkomhal moet blijven branden.
• De verwarming uit te schakelen in de zaal (stand 3 = nacht) en de radiatoren dicht te draaien in de lokalen, de gangen en de toiletten.
  De knop van de zaalverwarming bevindt zich vooraan links op het podium (1=automatisch, 2=dag=aan, 3=nacht= uit).
  Bij het niet uitschakelen van de verwarming wordt € 25 aangerekend.
• De benodigde sleutels af te halen bij de toezichter in de sporthal.
  De gebruikte lokalen te sluiten en de sleutels na de activiteit te deponeren in de sleutelbus aan de hoofdingang van het centrum
  (de huurder blijft verantwoordelijk zolang hij in het bezit is van de sleutel).
  Per sleutel die verloren gaat wordt er € 5 aangerekend.
• De tafels af te ruimen, af te wassen en af te drogen.
  Het buffet moet na gebruik opgeruimd en afgewassen worden.
  De flessenkoelers moeten leeggemaakt, de flessen in de bakken gesor-
  teerd en het leeggoed apart gezet worden. De koelers mogen blijven
  draaien.
  De glazen moeten gespoeld en afgedroogd worden en op de daartoe voorziene rekken geplaatst worden. Porselein en bestek worden eveneens gewassen en afgedroogd en teruggeplaatst zoals ze ter beschikking gesteld werden.
• De keukenapparatuur (afwasmachine, kookplaten, ovens, friteuses enz.) moeten degelijk schoongemaakt worden.
  Voor en na elke activiteit wordt een inventaris van het keukenmateriaal opgesteld. Verdwenen of beschadigd materiaal wordt aangerekend.
• Alle afval moet buiten gesorteerd worden: glas in glasbakken, frietvet in vetcontainer, overig afval in containers.
• De vergaderlokalen moeten ontruimd zijn voor een bepaald uur, naargelang de overeenkomst:
  - voor 12.30 uur voor voormiddagzittingen
  - voor 18.30 uur voor namiddagzittingen
  - voor 22.30 uur voor avondzittingen
  * uitzonderingen zijn mogelijk in afspraak met het secretariaat.

Artikel 10

Om de bereikbaarheid van het gehandicaptentoilet in de inkomhal van het Sportcentrum te optimaliseren moeten de glazen tussendeuren geopend zijn bij iedere activiteit.

Artikel 11

Het klaarzetten van de zalen gebeurt in principe in de morgen of namiddag welke aan de activiteit voorafgaat, maar mag nooit de voorafgaande activiteit storen.

Het klaarzetten van de zalen op de dag of avond die aan de activiteit voorafgaat kan slechts na overleg met het secretariaat toegestaan worden.
Tafels en stoelen dienen door de inrichters zelf geplaatst te worden. De tafels mogen in geen enkel geval gesleept worden. Bij het verplaatsen van tafels en stoelen mogen deuren, podium en parket niet beschadigd worden.

2. Veiligheidsvoorschriften

Artikel 12

A. Naleving der veiligheidsmaatregelen.

1. De plaats, de verdeling en de breedte van de uitgangswegen, uitgangen, deuren en wegen die er naartoe leiden moeten een snelle en gemakke-
lijke ontruiming van de personen toelaten (art. 52.5.1 ARAB).

2. Het is verboden om het even welke voorwerpen die de doorgang kunnen belemmeren te plaatsen in de trappen, uitgangswegen, uitgangen, nood-
uitgangen en wegen die ernaartoe leiden of de nuttige breedte ervan te verminderen, dit zowel binnen- als buitenkant (art. 52.5.9. ARAB).

3. De deuren van de uitgangen en nooduitgangen mogen niet op zodanige wijze vergrendeld worden dat zij niet gemakkelijk en onmiddellijk kunnen worden geopend door iedereen die ze in geval van nood zou moeten gebruiken (art. 52.5.12 ARAB).

4. De veiligheidsverlichting boven de uitgangen moet steeds branden tijdens voorstellingen en activiteiten en mag nooit uitgeschakeld worden.

5. Tot de in punt 2 en 3 vermelde uitgangswegen en nooduitgangen beho- ren ook de glazen deuren tussen de inkomhallen van het cultureel centrum en de sporthal.

B. Brandvoorkoming.

1. Voor versieringen en bekledingen zijn gemakkelijk brandbare materialen
zoals rieten matten, stro, karton, boomschors alsmede brandbare
textielstoffen en plastiek niet toegelaten (politiereglement art. 7. 2 & 3).

2. De nodige maatregelen dienen genomen te worden om de brandrisico's verbonden aan het roken te weren. Daarom is het verboden in de instelling te roken of te laten roken, met uitzondering van die instellingen of gedeelten ervan, die onderworpen en uitgevoerd zijn als verbruiks- zaal. Daar zullen een voldoende aantal veilige asbakken ter beschikking gesteld worden (politiereglement art. 32).
Het rookverbod moet vooral nageleefd worden op het podium.

C. Geluid.

Tijdens dansgelegenheden, fuiven, en activiteiten met een geluidsinstal- latie moeten de buitendeuren dicht zijn (niet gesloten), dit voor de ge- luidshinder naar buiten uit. Het binnenniveau van het geluid mag maximaal 90 dB bedragen (milieuvergunning klasse 2 VLAREM).

D. Algemeen

Het aantal toegelaten personen in de zaal is volgens het aantal centime- ters uitgangen bepaald op maximum 650 personen zonder tafels en stoelen.
Aantal toegelaten personen bij andere zaalopstellingen: zie document van 08.05.2000 van preventiedienst in bijlage 1: ‘Aantal toegelaten personen in het C.C. volgens ARAB’.

3. Voorschriften inzake het gebruik van de telescopische tribune

Artikel 13

Richtlijnen i.v.m. het gebruik van de telescopische tribune:

• De tribune wordt enkel gebruikt bij podiumactiviteiten.
• De bediening van de tribune gebeurt door het technisch personeel van C.C. Ter Kommen. Afspraken omtrent de opstelling ervan dienen op voorhand gemaakt te worden.
• Het is ten strengste verboden te roken, te drinken en te snoepen op de tribune.
• Er worden 2 personen van de betrokken vereniging verantwoordelijk gesteld voor het juiste gebruik van de tribune. Voor en na een activiteit wordt ze telkens nagekeken i.v.m. mogelijke beschadigingen.
• Bij een zaalopstelling met tribune is het aangewezen de vestiaire te gebruiken.
• Bij een zaalopstelling met tribune en stoelen dienen de stoffen stoelen geplaatst te worden.
• Bij een zaalopstelling met tribune en tafels + stoelen ervoor, moet men gebruik maken van de plastieken stoelen.
• Gebruik van tribune en uitbating buffet: enkel als er tafels staan, mag de toog tijdens de pauze uitgebaat worden. Als er geen tafels staan mag dit pas na de voorstelling (en niet tijdens de pauze).
• Beschadigingen aan tribunezetels of stoelen zijn ten laste van de
  huurder.

4. Speciale voorschriften

4a. Bals, feesten, banketten, feestvieringen

Artikel 14

Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen worden aangerekend.

Artikel 15

Het gebruik van het buffet en de tapinstallatie in de feestzaal maken het voorwerp uit van een afzonderlijke overeenkomst. De tapinstallatie wordt bediend door een tapper naar keuze. Hij zorgt voor de goede gang van zaken achter het buffet en in de voorraadkelder, voor het aansluiten van de tonnen bier, het opnemen van de voorraad en het verbruik, het melden van het aantal gebroken glazen enz...

Na een activiteit moeten de flessenkoelers in het buffet leeggemaakt worden. De niet-gebruikte flessen moeten terug in de koelcel gezet worden. Het leeggoed moet gesorteerd terug in de drankberging geplaatst worden.

Artikel 16

C.C. Ter Kommen heeft een brouwerij-overeenkomst met Interbrew en een drankleveringscontract met de firma Vanlook van Paal.
Alle bieren en frisdranken (uitgezonderd wijnen en fruitsappen), gebruikt in het Cultureel Centrum, het Sportcentrum en de buitenterreinen, moeten aangekocht worden via het Cultureel Centrum.

Bijzondere overeenkomsten hieromtrent dienen met het secretariaat afzonderlijk afgesproken te worden.
Als bij controle tijdens een activiteit vastgesteld wordt dat het drankleveringscontract niet nageleefd werd, wordt de waarborg ingehouden en kan het gebruik van de infrastructuur voor de toekomst geweigerd worden.

Aangesloten culturele verenigingen worden onmiddellijk geschrapt als lid van de Culturele Raad.

Artikel 17

Ter plaatse mag enkel in de voorziene keuken eten bereid worden. Het gebruik van de keuken en het keukenmateriaal maakt het voorwerp uit van een afzonderlijke reglementering, vastgesteld door de Raad van Bestuur.
De toegang tot de keuken is voor alle onbevoegden verboden.

4b. Schouwburgactiviteiten

Artikel 18

De bediening van de technische apparatuur van het Cultureel Centrum geschiedt uitsluitend door de aangestelde technische verantwoordelijke van de vzw.
Het betreden van de regiekamer is voor onbevoegde personen ten strengste verboden.
Wanneer de huurder gebruik wenst te maken van de technische apparatuur dient hij dit in zijn inlichtingenformulier te vermelden.

Artikel 19

Het roken is verboden tijdens schouwburgactiviteiten.
Afspraken hieromtrent dienen met het secretariaat genomen.

Artikel 20

De huurder verbindt zich ertoe niet méér personen toe te laten in de gehuurde lokalen of plaatsen dan toegelaten door de betreffende wetten en reglementeringen (zie ook artikel 12 – veiligheidsvoorschriften).

Artikel 21

Voor repetities wordt de zaal met het podium ter beschikking gesteld vanaf de maandag voor de première tegen betaling van een beperkte vergoeding per dag.
De Raad van Bestuur kan echter tijdens de week ook andere activiteiten toelaten die niet gebruik maken van het podium.

Artikel 22

Het huren van een repetitielokaal of het podium door de toneelverenigingen, maakt het voorwerp uit van een afzonderlijke overeenkomst tussen de vereniging en de Raad van Bestuur.
Het ter plaatse laten van toneelmaterialen e.d. voor repetities en opeenvolgende voorstellingen gebeurt op eigen risico van de verenigingen.

4c. Tentoonstellingen

Artikel 23

De bepalingen van dit reglement gelden voor zover mogelijk ook voor tentoonstellingen.
Huurprijzen en organisatie dienen echter per geval afzonderlijk met de Raad van Bestuur besproken te worden.

4d. Fuiven

Artikel 24: onderscheid fuiven - bals - optredens

Een FUIF is een organisatie die voor iedereen toegankelijk is en waarbij de nadruk ligt op muziek, dans en drankverkoop.
Tevens heeft men te maken met een voornamelijk RECHTSTAAND PUBLIEK.
Deze definitie geldt ook voor een aantal in Hoeselt georganiseerde bals, die dan ook onder de reglementering van de fuiven vallen.

Een BAL is een organisatie die ook voor iedereen toegankelijk is en waarbij ook de nadruk ligt op muziek, dans en drankverkoop. Hier heeft men echter te maken met een voornamelijk ZITTEND PUBLIEK.
Omwille van het zittend karakter van het publiek, dat tevens minder talrijk is, dienen hier minder strenge veiligheidsmaatregelen in acht te worden genomen.

Een OPTREDEN is een organisatie waarbij de klemtoon ligt op muzikale optredens en waarbij GEEN DRANK VERKOCHT WORDT tijdens de optredens, tenzij in de pauze. Dit kan dus eventueel gelden voor een fanbal indien de nadruk tenminste ligt op de muziek en niet op de drank.

Artikel 25: handhaving van de veiligheid

a. Algemeen

De veiligheidsvoorschriften, vermeld in artikel 12, zijn eveneens van toepassing voor fuiven, bals en optredens
Er moet voldaan worden aan het politiereglement van de gemeente Hoeselt.
Alle nooddeuren (24, 25, 26, 27, 32, 33 en de glazen tussendeuren in de inkomhal) moeten open zijn tijdens een activiteit!

De inplanting van een tent op het bovenste gedeelte van de parking is toegestaan indien er voldaan wordt aan de voorschriften van de politieverordening inzake de brandveiligheid in voor het publiek toegankelijke gebouwen. Er moeten twee uitgangen in de tent voorzien worden, waarvan 1 in het verlengde van de nooduitgang van de zaal.
Bijkomende elektrische- en gasinstallaties moeten gekeurd zijn.

b. Fuiven

Er moeten minstens 3 portiers voorzien worden. Hiervoor kan beroep gedaan worden op een erkende bewakingsfirma of op leden van de organiserende vereniging.
Verkoop van drank in glazen, flessen of bakken is verboden.
Het is niet toegelaten cocktails te verkopen.
Tijdens fuiven moeten de glazen tussendeuren in de inkomhal open zijn. Dit betekent dat de inkomhal van de sporthal tijdens fuiven ook behoort tot de gehuurde infrastructuur en ook hier toezicht moet gehouden worden door de veiligheidsmensen!
Het is ten strengste verboden het podium te gebruiken als dansvloer.

c. Bals

Er moeten 2 portiers, eventueel leden van de organiserende vereniging, voorzien worden. Deze portiers moeten duidelijk herkenbaar zijn, bijv. door een t-shirt of badge met vermelding van de organisatie.

d. Optredens

Er moeten minstens 2 portiers voorzien worden. Hiervoor kan beroep gedaan worden op een erkende bewakingsfirma of op leden van de organiserende vereniging.
Verkoop van drank in glazen, flessen of bakken is verboden indien het optreden georganiseerd wordt voor een rechtstaand publiek.

Artikel 26

Enkel Hoeseltse verenigingen, aangesloten bij een erkende gemeentelijke adviesraad, mogen fuiven organiseren en dit met een maximum van 2 per jaar en 1 per weekend. Daarbuiten worden er jaarlijks een 18-jarigenfuif, een 21-jarigenfuif enz. toegestaan.
Iedere aanvraag moet, na advies van de politie en de jeugddienst, door het Schepencollege goedgekeurd worden en moet ondertekend zijn door 2 officiële vertegenwoordigers van de vereniging.
Een vereniging die slechts 1 fuif per jaar organiseert, krijgt voorrang op een datum.
Data voor fuiven mogen gereserveerd worden vanaf de maand juni van het voorafgaandelijk jaar. De aanvragen worden goedgekeurd door de Raad van Bestuur.
Afwijkingen op de fuivenreglementering kunnen toegestaan worden door de Raad van Bestuur van de vzw.

Artikel 27

Wanneer de zaal gehuurd wordt voor het inrichten van fuiven, moeten de zaalgordijnen open blijven en beschermd worden door panelen.

Artikel 28

Het is verboden tabakswaren te koop aan te bieden.

Artikel 29

Conform de Vlarem II - milieuwetgeving is het verboden buiten een sky-beamer te plaatsen. Bij het negeren van deze voorschriften kan de activiteit stopgezet worden.

Artikel 30

Om de activiteiten in de vergaderlokalen niet te storen is het verboden bij fuiven op vrijdagavond, te soundchecken tussen 18 en 20 uur.

HOOFDSTUK III. - Algemene bemerkingen

Artikel 31

De huurprijzen van de culturele infrastructuur worden vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur van het centrum.
Verenigingen, aangesloten bij een erkende gemeentelijke adviesraad, genieten sterk verminderde huurprijzen t.o.v. niet-aangesloten verenigingen en particu- lieren.
Afwijkingen kunnen door de Raad van Bestuur toegestaan worden.

Artikel 32

C.C. Ter Kommen beschikt over een uitleendienst van audio-visuele materialen, die tegen zeer voordelige tarieven ter beschikking gesteld worden van de aange- sloten verenigingen.
Voorwaarden en huurprijzen zijn vervat in een afzonderlijk reglement.

Artikel 33

De Raad van Bestuur kan tot waarborg van de orde en het goede verloop steeds wijzigingen of bijkomende voorwaarden opleggen m.b.t. onderhavig reglement.

Artikel 34

Bij niet-naleving van de bepalingen van het huishoudelijk reglement kan een gedeelte van de waarborgsom of de volledige waarborg ingehouden worden.

Wijzigingen goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de vzw Cultureel Centrum op 26.03.02.